各院部处室：

为提高学院信息化工作水平，提高办文办会办事效率，院办对OA系统进行了优化调整，重新部署了办公自动化系统（以下简称OA系统），并已对各部门负责同志和OA秘书进行了培训，试用效果良好，现决定正式启用。为保障OA系统顺畅运行，现将有关事项通知如下：

一、安装和使用方法

为了便于全院教职工熟练操作系统，院办编印了《咸阳职业技术学院网络办公平台操作手册简述及注意事项》（见附件）。全院教职工可参照操作手册，在本部门OA秘书的指导下，进行OA系统电脑端和手机端的下载、安装、设置、使用。

二、功能权限

（一）OA系统使用对象为全体教职工（统称“用户”）。每位用户均在系统中分配唯一实名制账户。用户可以启动各类公文通知拟稿、用车审批、公务接待审批、会议室申请等功能权限。

（二）各部门负责人是本部门各类公文或审批事项启动环节的责任人和审核人，是其他涉及到本部门各类来文在流转环节的审签承办人员。各部门负责同志须对处理的信息内容严格审核把关，不得延误院领导签批交办的承办事项。

（三）各部门指定的公文管理工作人员（OA秘书）负责系统中文件的接收、处理、传阅、上报和归档等工作，确保学院政令畅通；负责做好本部门领导和教职工OA系统的下载安装、使用培训工作；负责与学院办公室系统管理员进行信息沟通与反馈等。

三、工作要求

（一）OA系统是我院办公方式的重要转变，各部门务必要求部门全体人员能熟练使用OA系统。各部门OA秘书具体负责本部门OA业务培训，以尽快适应新的办公方式，提高办事效率。各部门负责人要亲力亲为，带头使用OA系统办公。

（二）各部门负责人和部门OA秘书须在上班时间登陆OA系统，保持OA电脑端或手机端在线状态，随时查看“待办事项”和通知公告，处理相关文件和信息。其他教职工也需经常登录OA系统，处理属于自己的待办事项。部门负责人和OA秘书出差或请假外出期间，须指定授权的代办人代办相关工作事宜。

（三）该OA系统具备工作任务提醒、在线状态显示和办理签收时长等日志记录功能。凡经OA系统下发转办的各类批示件、公文和会议通知公告，院办不再进行书面或电话通知提醒。对未及时签收办理公文、耽误会议、贻误工作的部门或个人，由相应部门或个人承担责任。

（四）根据保密工作有关规定和“涉密不上网，上网不涉密”的要求，不得在OA系统上处理任何涉密文件。除涉密和不对外公开公文外，其它公文、通知公告将全部通过OA系统上报、下发、流转。

（五）各院领导、部门党政主要负责同志的个人签名已录入系统中，在对公文审批或承办事项审签时，须点击“签章”并输入签章密码，进行确认审签。

（六）各部门的OA秘书原则上相对固定，不能随意调换，如却因人事调整或调离须变化的，需报院办在系统中进行设置更换。

（七）各部门OA秘书具有公文内部下发和通知公告发布的权限。OA秘书可结合部门实际，转发公文至部门全体教职工。各业务部门可根据各自业务实际，经本部门负责人同意后，可在系统中直接下发通知公告。

（八）该OA系统具备内部邮件发送接收和即时在线通讯功能（和微信、QQ等类似）。提倡广大教职工可利用好该功能即时办公联系，提高办事效率。

（九）在特殊情况下，各部门可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办文，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。

四、服务支持

OA系统运行的管理与使用工作由院办秘书科负责，技术支持与保障工作由院办信息化中心负责。欢迎各部门用户提出意见或建议，学院办公室将认真研究吸纳，不断提升OA系统的稳定性和流畅性。

院办秘书科联系人：朱 榕 电话：33680010

院办信息化中心联系人：郑 蕾 电话：33680037

学院办公室

2019年9月4日